Wozu die elektronische Signatur?
Ressourcenschutz im Büro
Da unsere Büroarbeit ressourcenschonend ausgerichtet ist, versuchen wir auch den Papiereinsatz im Geschäftsverkehr auf ein Minimum zu reduzieren. Das „papierlose“ Büro ist das große Ziel. Deshalb funktioniert die Buchhaltung bei eurobinia auf elektronischem Weg. Bestätigungen und Rechnungen werden bei uns fast ausschließlich per Email verschickt und empfangen.
Damit die in unseren elektronischen Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer für den Vorsteuerabzug akzeptiert wird, ist die elektronische Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein (§ 14 Absatz 3 Umsatzsteuergesetz). Diese Signatur ist in unseren PDF-Rechnungen direkt implementiert. Eine separate Signaturdatei ist somit nicht notwendig.
Welche Pflichten hat der Kunde bezüglich der signierten Rechnung?
Die Pflicht des Kunden besteht in der Archivierung der Rechnung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben. Die Grundsätze ordnungsgemäßer (elektronischer) Buchführungssysteme (GoBS) schreiben vor, dass der Rechnungsempfänger die Gültigkeit der elektronisch qualifizierten Signatur nachweislich zu prüfen hat. Die elektronischen Belege müssen mitsamt den Prüfbelegen elektronisch aufbewahrt werden. Bei der Abgabe an das Finanzamt sind auf Verlangen die Signatur und der Prüfbericht der entsprechenden Rechnung vorzulegen. Weitere Informationen können bei den zuständigen Finanzämtern erhalten werden.
Wie kann das Dokument auf Unversehrtheit sowie die allgemeine Gültigkeit des Zertifikates geprüft werden?
Die Gültigkeit und die Unversehrtheit des Zertifikates können mit dem Adobe Reader kontrolliert werden. Es sollte Version 8.0 (oder neuer) verwendet werden, da andere Versionen die elektronische Signatur nicht korrekt unterstützen. Die Details zur Signatur (Datum der Signatur, Inhaber, weitere Informationen) sind innerhalb der PDF-Datei im Reitermenü auf der linken Seite zu finden. Dort muss mit der rechten Maustaste auf den Unterschriftenlink geklickt werden. Wird diese Funktion zum ersten Mal genutzt, muss die Signatur zu Ihren "vertrauenswürdigen Identitäten" hinzugefügt werden. Danach wird die Signatur als gültig angezeigt. Dies ist an einem grünen Häkchen beim Aufrufen der Signatur erkennbar.
Um eine vollständige und protokollierte Prüfung durchzuführen empfehlen wir die Verwendung des digiSeal Reader. Dieses kostenfreie Prüfprogramm und dessen Anleitung können Sie hier herunterladen.